Kênh giới thiệu việc làm hướng dẫn ứng tuyển tìm việc trung tâm TPHCM chào đón quý cô chú anh chị đang làm việc tại TP.HCM cùng đến với cẩm nang tìm việc HCM của chúng tôi, Hãy cùng đi sâu vào việc quan sát và mô tả chi tiết văn hóa ứng xử, giao tiếp trong môi trường văn phòng. Để có một bức tranh toàn diện, chúng ta sẽ xem xét các khía cạnh sau:
1. Giao tiếp bằng lời nói:
Ngôn ngữ sử dụng:
Mức độ trang trọng:
Mọi người sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự hay thoải mái, thân mật? Có sự khác biệt giữa giao tiếp với cấp trên, đồng nghiệp và nhân viên cấp dưới không?
Từ ngữ chuyên môn:
Tần suất sử dụng thuật ngữ chuyên ngành, biệt ngữ trong giao tiếp nội bộ?
Giọng điệu:
Giọng nói to, nhỏ, nhanh, chậm, thể hiện sự nhiệt tình, thờ ơ hay căng thẳng?
Sử dụng tiếng lóng, từ địa phương:
Có được chấp nhận hay không? Trong những trường hợp nào?
Cách thức giao tiếp:
Chủ động/Bị động:
Mọi người chủ động chia sẻ thông tin, ý kiến hay chờ đợi được hỏi?
Trực tiếp/Gián tiếp:
Giao tiếp thẳng thắn, trực diện hay vòng vo, tế nhị?
Cởi mở/Khép kín:
Mức độ sẵn sàng chia sẻ thông tin cá nhân, quan điểm riêng?
Lắng nghe:
Mọi người có thực sự lắng nghe người khác nói không? Có ngắt lời, tranh cãi hay thể hiện sự đồng tình, khuyến khích?
Các cuộc trò chuyện:
Chủ đề:
Nội dung các cuộc trò chuyện thường xoay quanh công việc, sở thích cá nhân, tin tức thời sự hay những vấn đề khác?
Tần suất:
Mức độ thường xuyên của các cuộc trò chuyện phiếm (small talk) trong giờ làm việc?
Địa điểm:
Các cuộc trò chuyện thường diễn ra ở bàn làm việc, phòng họp, khu vực pantry hay những không gian khác?
Họp hành:
Hình thức:
Họp trực tiếp, trực tuyến hay kết hợp cả hai?
Tần suất, thời lượng:
Các cuộc họp diễn ra thường xuyên như thế nào? Thời gian trung bình của một cuộc họp?
Cấu trúc:
Có chương trình nghị sự rõ ràng không? Ai là người điều hành cuộc họp?
Sự tham gia:
Mọi người có tích cực đóng góp ý kiến, đặt câu hỏi hay chỉ ngồi nghe?
Quyết định:
Quyết định được đưa ra như thế nào? Có sự đồng thuận của tất cả các thành viên hay theo ý kiến của người có quyền lực cao hơn?
Văn hóa tranh luận:
Mức độ chấp nhận các ý kiến trái chiều, tranh luận trong cuộc họp?
2. Giao tiếp phi ngôn ngữ:
Ngôn ngữ cơ thể:
Ánh mắt:
Giao tiếp bằng mắt có thường xuyên không? Ánh mắt thể hiện sự tự tin, thân thiện, e ngại hay thiếu tôn trọng?
Nét mặt:
Biểu cảm trên khuôn mặt thể hiện cảm xúc gì? (vui vẻ, buồn bã, căng thẳng,…)
Cử chỉ:
Các cử chỉ tay, chân, đầu có được sử dụng để nhấn mạnh ý kiến, thể hiện cảm xúc hay đơn giản chỉ là thói quen?
Tư thế:
Tư thế ngồi, đứng có thoải mái, tự tin hay gò bó, khép nép?
Giao tiếp bằng văn bản:
Email:
Hình thức:
Sử dụng mẫu email trang trọng hay thân mật?
Ngôn ngữ:
Ngắn gọn, súc tích hay dài dòng, chi tiết?
Thời gian phản hồi:
Mức độ nhanh chóng trong việc trả lời email?
Tin nhắn:
Ứng dụng:
Sử dụng ứng dụng nhắn tin nào để trao đổi công việc? (Slack, Microsoft Teams,…)
Nội dung:
Chủ yếu trao đổi thông tin nhanh, nhắc nhở hay thảo luận chi tiết?
Văn bản nội bộ:
Thông báo:
Hình thức, nội dung, tần suất của các thông báo nội bộ?
Báo cáo:
Cấu trúc, định dạng, mức độ chi tiết của các báo cáo?
Không gian làm việc:
Bố trí:
Bàn làm việc được bố trí theo kiểu mở, khép kín hay kết hợp cả hai?
Trang trí:
Mức độ cá nhân hóa không gian làm việc? Có các vật trang trí mang tính tập thể, thể hiện văn hóa công ty không?
Sự riêng tư:
Mức độ riêng tư mà nhân viên có được tại nơi làm việc?
Thời gian:
Đúng giờ:
Mức độ tuân thủ giờ giấc trong công việc, họp hành?
Thời gian nghỉ ngơi:
Có được khuyến khích nghỉ ngơi, thư giãn trong giờ làm việc không?
Làm thêm giờ:
Tần suất và thái độ đối với việc làm thêm giờ?
3. Văn hóa ứng xử:
Chào hỏi:
Hình thức:
Chào bằng lời nói, bắt tay, gật đầu hay có hình thức đặc biệt nào khác?
Thứ bậc:
Cách chào hỏi có khác nhau giữa các cấp bậc không?
Xưng hô:
Cách gọi:
Gọi bằng tên riêng, tên kèm chức danh hay “anh/chị/em”?
Sự tôn trọng:
Cách xưng hô thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau như thế nào?
Giúp đỡ:
Sẵn sàng:
Mọi người có sẵn sàng giúp đỡ đồng nghiệp khi gặp khó khăn không?
Chia sẻ:
Mức độ chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm giữa các thành viên?
Phản hồi:
Cách thức:
Phản hồi được đưa ra trực tiếp hay gián tiếp? Thẳng thắn hay tế nhị?
Tính xây dựng:
Phản hồi mang tính xây dựng, giúp đỡ hay chỉ trích, đổ lỗi?
Giải quyết xung đột:
Phương pháp:
Sử dụng phương pháp nào để giải quyết xung đột? (thương lượng, hòa giải,…)
Người hòa giải:
Ai là người thường đứng ra giải quyết các xung đột?
Khen thưởng, kỷ luật:
Công khai/Bí mật:
Khen thưởng, kỷ luật được thực hiện công khai hay bí mật?
Tiêu chí:
Dựa trên những tiêu chí nào?
Tính công bằng:
Mức độ công bằng, minh bạch trong việc khen thưởng, kỷ luật?
Mối quan hệ:
Đồng nghiệp:
Mối quan hệ giữa các đồng nghiệp thân thiện, hợp tác hay cạnh tranh, xa cách?
Cấp trên – Cấp dưới:
Mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới gần gũi, tin tưởng hay xa cách, độc đoán?
Hoạt động tập thể:
Có các hoạt động tập thể nào được tổ chức để tăng cường sự gắn kết giữa các thành viên? (team building, liên hoan,…)
Quy tắc ứng xử:
Chính thức/Không chính thức:
Có các quy tắc ứng xử chính thức (văn bản) hay không chính thức (ngầm hiểu)?
Tuân thủ:
Mức độ tuân thủ các quy tắc ứng xử?
Xử lý vi phạm:
Cách thức xử lý các hành vi vi phạm quy tắc ứng xử?
Để quan sát hiệu quả, bạn có thể:
Ghi chép chi tiết:
Ghi lại những gì bạn quan sát được một cách cụ thể, khách quan, tránh đưa ra đánh giá chủ quan.
Sử dụng giác quan:
Quan sát bằng mắt, lắng nghe bằng tai, cảm nhận bằng trái tim.
Đặt câu hỏi:
Đặt câu hỏi để tìm hiểu sâu hơn về những gì bạn quan sát được.
Tham gia:
Tham gia vào các hoạt động của văn phòng để có trải nghiệm thực tế.
Phỏng vấn:
Phỏng vấn một số nhân viên để có được nhiều góc nhìn khác nhau.
Ví dụ về mô tả chi tiết:
“Trong cuộc họp giao ban sáng nay, tôi nhận thấy hầu hết các thành viên đều đến đúng giờ. Trưởng phòng bắt đầu cuộc họp bằng một vài câu hỏi thăm về tình hình sức khỏe của mọi người. Sau đó, anh ấy trình bày ngắn gọn về kết quả công việc trong tuần qua và đưa ra kế hoạch cho tuần tới. Mọi người lắng nghe chăm chú và đặt câu hỏi khi có thắc mắc. Trong quá trình thảo luận, có một vài ý kiến trái chiều, nhưng mọi người đều tranh luận một cách lịch sự và tôn trọng lẫn nhau. Cuối cùng, trưởng phòng đã tổng hợp các ý kiến và đưa ra quyết định cuối cùng, được tất cả mọi người đồng thuận.”
Bằng cách quan sát và mô tả chi tiết các khía cạnh trên, bạn sẽ có được một bức tranh đầy đủ và sâu sắc về văn hóa ứng xử, giao tiếp trong văn phòng. Chúc bạn thành công!