Quên tên đồng nghiệp mới được giới thiệu là một tình huống khá phổ biến và hoàn toàn có thể xảy ra. Điều quan trọng là bạn xử lý nó một cách khéo léo và chuyên nghiệp. Dưới đây là một số bước bạn có thể thực hiện:
1. Ưu tiên phòng ngừa (tốt hơn là chữa cháy):
Tập trung khi được giới thiệu:
Khi ai đó giới thiệu bạn với một người mới, hãy thực sự lắng nghe tên của họ. Lặp lại tên của họ trong đầu hoặc nói to khi bạn chào hỏi. Ví dụ: “Chào [Tên], rất vui được gặp bạn.”
Liên kết tên với khuôn mặt:
Cố gắng liên kết tên của người đó với một đặc điểm nổi bật trên khuôn mặt hoặc một chi tiết bạn nhớ về họ.
Ghi chú (nếu có thể):
Nếu bạn có thể ghi chú một cách kín đáo (ví dụ: vào điện thoại hoặc một mẩu giấy), hãy ghi lại tên của người đó ngay sau khi được giới thiệu.
2. Các bước hành động khi đã quên tên:
Đánh giá tình hình:
Tình huống 1: Vừa mới được giới thiệu cách đây vài phút:
Đây là trường hợp bạn có thể xử lý nhanh chóng và ít gây khó xử nhất.
Tình huống 2: Đã gặp người đó một vài lần, nhưng vẫn không nhớ tên:
Tình huống này đòi hỏi sự khéo léo hơn.
Tình huống 3: Đã quen người đó một thời gian:
Đây là tình huống khó xử nhất và cần một lời xin lỗi chân thành.
Lựa chọn các cách tiếp cận (tùy thuộc vào tình hình):
Cách 1: Tự giới thiệu lại một cách gián tiếp (áp dụng cho tình huống 1 và 2):
Nếu có người thứ ba ở đó:
Giới thiệu người đó với đồng nghiệp mới của bạn. Ví dụ: ” [Tên người thứ ba], đây là một đồng nghiệp mới của chúng ta. [Tên đồng nghiệp mới], đây là [Tên người thứ ba].” Hy vọng đồng nghiệp mới sẽ giới thiệu lại bản thân.
Nếu chỉ có hai người:
Bắt đầu một cuộc trò chuyện, sau đó tìm cách “nhắc lại” tên của bạn. Ví dụ: “Tôi tên là [Tên của bạn], làm ở bộ phận [Bộ phận của bạn]. Anh/chị làm ở bộ phận nào vậy?” (Điều này có thể gợi ý cho họ tự giới thiệu lại tên của họ).
Cách 2: Hỏi một cách trực tiếp (nếu không còn cách nào khác):
Nếu vừa mới gặp:
“Xin lỗi, tôi hơi đãng trí. Anh/chị có thể nhắc lại tên được không ạ?”
Nếu đã gặp một vài lần:
“Chào [Bắt đầu cuộc trò chuyện một cách thân thiện], tôi xin lỗi vì đã hỏi điều này, nhưng tôi muốn chắc chắn là mình nhớ đúng tên của anh/chị. Anh/chị tên là gì vậy ạ?”
Nếu đã quen nhau một thời gian (cần sự chân thành):
“Chào [Bắt đầu cuộc trò chuyện một cách thân thiện], tôi rất xin lỗi vì điều này, nhưng tôi đãng trí quá! Tôi thực sự không nhớ tên của anh/chị. Tôi rất ngại phải hỏi, nhưng anh/chị có thể nhắc lại tên cho tôi được không ạ?”
Quan trọng:
Luôn mỉm cười và giữ thái độ thân thiện:
Điều này giúp giảm bớt sự ngượng ngùng và cho thấy bạn thực sự muốn biết tên của họ.
Thừa nhận sự đãng trí của bạn:
Điều này giúp người kia cảm thấy thoải mái hơn.
Không đổ lỗi cho người khác:
Đừng nói những câu như “Bạn nói quá nhanh” hoặc “Tôi không nghe rõ.”
Ghi nhớ tên ngay lập tức:
Sau khi đã biết tên, hãy cố gắng lặp lại nó trong đầu và sử dụng nó trong cuộc trò chuyện để ghi nhớ.
3. Sau khi biết tên:
Sử dụng tên của họ trong cuộc trò chuyện:
Điều này giúp bạn ghi nhớ tên và thể hiện sự quan tâm của bạn.
Nếu có cơ hội, hãy ghi lại tên của họ:
Thêm họ vào danh bạ điện thoại hoặc ghi lại trên một mẩu giấy để bạn không quên lần nữa.
Xin lỗi chân thành nếu bạn đã gây ra sự khó chịu:
“Cảm ơn anh/chị đã nhắc lại tên. Tôi thực sự xin lỗi vì sự đãng trí của mình.”
Ví dụ cụ thể:
Bạn vừa được giới thiệu với một đồng nghiệp tên Lan, nhưng bạn đã quên tên cô ấy ngay sau đó. Bạn gặp cô ấy ở máy pha cà phê.
Cách 1 (gián tiếp):
“Chào Lan! (Bạn cố tình nói tên thật to và rõ ràng). Tôi tên là [Tên của bạn], tôi làm ở bộ phận Marketing. Anh/chị làm ở bộ phận nào vậy?”
Cách 2 (trực tiếp):
“Chào anh/chị! Xin lỗi vì sự đãng trí của tôi, nhưng tôi muốn chắc chắn là mình nhớ đúng tên. Anh/chị tên là gì vậy ạ?”
Lời khuyên bổ sung:
Sử dụng các công cụ hỗ trợ:
Nếu công ty bạn có danh bạ nhân viên trực tuyến, hãy tìm kiếm tên của người đó.
Hỏi một đồng nghiệp khác:
Nếu bạn thực sự bế tắc, hãy hỏi một đồng nghiệp khác xem họ có biết tên của người đó không. Hãy kín đáo và giải thích tình huống một cách chân thành.
Đừng quá lo lắng:
Hầu hết mọi người đều hiểu rằng việc quên tên là điều bình thường. Quan trọng là bạn xử lý tình huống một cách chuyên nghiệp và thân thiện.
Quan trọng nhất là sự chân thành và thái độ tôn trọng của bạn. Đừng ngại thừa nhận mình đã quên tên và cố gắng khắc phục tình huống một cách khéo léo. Chúc bạn thành công!