Khi bạn rơi vào tình huống không có ai hướng dẫn cụ thể, đừng hoảng sợ! Đây là cơ hội để bạn thể hiện sự chủ động, khả năng tự học và giải quyết vấn đề. Dưới đây là các bước chi tiết bạn nên thực hiện, tập trung vào việc chủ động hỏi HR hoặc quản lý:
1. Xác định rõ vấn đề và phạm vi cần hỗ trợ:
Xác định điểm mù:
Hãy tự hỏi bản thân: “Tôi cần giúp đỡ ở điểm nào? Phần nào tôi thực sự không hiểu hoặc không biết cách tiếp cận?”. Viết ra những câu hỏi cụ thể. Ví dụ:
“Quy trình báo cáo tiến độ công việc như thế nào?”
“Ai là người chịu trách nhiệm cho việc phê duyệt [tài liệu/yêu cầu] này?”
“Tôi nên sử dụng phần mềm/công cụ nào cho công việc này?”
“Có tài liệu hướng dẫn hoặc training nào mà tôi có thể tham khảo không?”
Ưu tiên:
Xác định những vấn đề nào là cấp bách và ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ công việc của bạn. Ưu tiên giải quyết chúng trước.
Ghi chú lại:
Ghi lại tất cả những gì bạn đã tìm hiểu, những câu hỏi bạn đang có, và những nỗ lực bạn đã thực hiện để tự giải quyết vấn đề. Điều này sẽ giúp bạn giao tiếp hiệu quả hơn với HR hoặc quản lý.
2. Tự mình tìm hiểu và nghiên cứu:
Tận dụng mọi nguồn lực:
Trước khi tìm đến sự trợ giúp trực tiếp, hãy cố gắng tự mình tìm hiểu thông tin.
Hồ sơ công ty:
Tìm kiếm các tài liệu nội bộ, hướng dẫn sử dụng, quy trình làm việc, tài liệu training, hoặc bất kỳ thông tin nào liên quan trên các hệ thống lưu trữ của công ty (intranet, Google Drive, SharePoint, etc.).
Tìm kiếm trực tuyến:
Nếu công việc của bạn liên quan đến các công cụ hoặc phần mềm cụ thể, hãy tìm kiếm hướng dẫn sử dụng, video tutorials, hoặc diễn đàn hỗ trợ trực tuyến.
Hỏi đồng nghiệp (một cách có chọn lọc):
Nếu bạn quen biết ai đó có kinh nghiệm trong lĩnh vực này, hãy hỏi họ một cách lịch sự và tôn trọng thời gian của họ. Đảm bảo rằng bạn đã cố gắng tự tìm hiểu trước khi hỏi.
3. Chuẩn bị trước khi liên hệ với HR hoặc quản lý:
Xác định người phù hợp:
Ai là người có thể giúp bạn tốt nhất? HR thường sẽ giải quyết các vấn đề liên quan đến chính sách, quy trình, hoặc đào tạo. Quản lý trực tiếp thường sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc, mục tiêu, và cách thực hiện.
Lên lịch hẹn (nếu cần thiết):
Nếu bạn có nhiều câu hỏi hoặc cần thảo luận sâu hơn, hãy cân nhắc việc đặt lịch hẹn với HR hoặc quản lý. Điều này sẽ giúp bạn đảm bảo họ có đủ thời gian để hỗ trợ bạn.
Chuẩn bị danh sách câu hỏi cụ thể:
Dựa trên những gì bạn đã ghi chú ở bước 1, hãy chuẩn bị một danh sách câu hỏi rõ ràng, ngắn gọn, và tập trung vào những vấn đề bạn thực sự cần giúp đỡ.
Giải thích nỗ lực của bạn:
Khi bạn liên hệ với HR hoặc quản lý, hãy cho họ biết bạn đã cố gắng tự mình tìm hiểu thông tin như thế nào. Điều này cho thấy bạn là người chủ động và có trách nhiệm.
4. Tiếp cận và hỏi một cách chuyên nghiệp:
Chọn thời điểm thích hợp:
Tránh làm phiền HR hoặc quản lý khi họ đang bận rộn hoặc trong một cuộc họp quan trọng.
Sử dụng ngôn ngữ lịch sự và tôn trọng:
Luôn bắt đầu bằng lời chào hỏi và giới thiệu bản thân.
Giải thích tình huống:
Nêu rõ vấn đề bạn đang gặp phải và lý do tại sao bạn cần sự giúp đỡ.
Đặt câu hỏi cụ thể:
Trình bày danh sách câu hỏi bạn đã chuẩn bị.
Lắng nghe cẩn thận:
Chú ý lắng nghe câu trả lời và ghi chú lại những thông tin quan trọng.
Đặt câu hỏi làm rõ (nếu cần thiết):
Nếu bạn chưa hiểu rõ điều gì, đừng ngại hỏi lại để đảm bảo bạn hiểu đúng.
Thể hiện sự biết ơn:
Cảm ơn HR hoặc quản lý vì thời gian và sự giúp đỡ của họ.
Ví dụ về cách tiếp cận:
Email cho HR:
“`
Subject: Yêu cầu hướng dẫn về [Tên quy trình/chính sách]
Kính gửi chị/anh [Tên HR],
Em là [Tên của bạn], nhân viên mới của phòng [Tên phòng ban]. Em đang gặp một chút khó khăn trong việc tìm hiểu về [Tên quy trình/chính sách] và mong nhận được sự hướng dẫn từ chị/anh.
Em đã tham khảo [Nguồn bạn đã tìm kiếm] nhưng vẫn còn một số thắc mắc sau:
[Câu hỏi 1]
[Câu hỏi 2]
[Câu hỏi 3]
Em rất mong nhận được sự hỗ trợ từ chị/anh. Em có thể đến gặp trực tiếp để trao đổi kỹ hơn nếu cần thiết.
Xin cảm ơn chị/anh rất nhiều.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Số điện thoại]
“`
Trò chuyện với quản lý:
“Chào anh/chị [Tên quản lý], em là [Tên của bạn]. Em đang làm việc trên [Tên dự án/công việc] và em có một vài câu hỏi về [Khía cạnh của công việc]. Em đã cố gắng tìm hiểu qua [Nguồn bạn đã tìm kiếm], nhưng vẫn chưa hoàn toàn rõ. Anh/chị có thời gian để em hỏi một vài câu được không ạ?”
5. Sau khi được hướng dẫn:
Ghi chép cẩn thận:
Ghi lại tất cả những gì bạn đã học được.
Thực hành:
Áp dụng những kiến thức mới vào công việc của bạn.
Hỏi lại (nếu cần thiết):
Nếu bạn vẫn còn thắc mắc sau khi thực hành, đừng ngại liên hệ lại với HR hoặc quản lý để được hỗ trợ thêm.
Chia sẻ kiến thức (nếu có thể):
Nếu bạn đã nắm vững quy trình hoặc kỹ năng mới, hãy chia sẻ kiến thức của bạn với những đồng nghiệp khác.
Lời khuyên quan trọng:
Kiên nhẫn:
Việc học hỏi luôn cần thời gian. Đừng nản lòng nếu bạn không hiểu ngay lập tức.
Chủ động:
Đừng chờ đợi ai đó đến hướng dẫn bạn. Hãy chủ động tìm kiếm thông tin và đặt câu hỏi.
Tự tin:
Hãy tin vào khả năng học hỏi và giải quyết vấn đề của bản thân.
Giao tiếp:
Luôn giữ một thái độ giao tiếp tích cực, lịch sự và chuyên nghiệp.
Bằng cách thực hiện theo các bước trên, bạn không chỉ giải quyết được vấn đề hiện tại mà còn thể hiện được sự chủ động, tinh thần học hỏi và khả năng thích nghi, những phẩm chất được đánh giá cao ở bất kỳ môi trường làm việc nào. Chúc bạn thành công!