Để chủ động đặt câu hỏi hiệu quả, dù đã chuẩn bị trước hay phát sinh, bạn cần chú ý đến việc viết mô tả chi tiết cho từng câu hỏi. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách thực hiện:
I. Chuẩn bị trước câu hỏi:
Khi đã có danh sách câu hỏi chuẩn bị trước, hãy đi sâu vào chi tiết từng câu hỏi:
1. Xác định Mục Tiêu của Câu Hỏi:
Mục đích câu hỏi:
Bạn muốn thu thập thông tin gì? Câu hỏi này có giúp bạn giải quyết vấn đề gì không?
Ví dụ:
Câu hỏi “Bạn đã sử dụng những công cụ quản lý dự án nào?” có mục đích tìm hiểu về kinh nghiệm sử dụng công cụ của ứng viên và đánh giá mức độ phù hợp của họ với các công cụ mà công ty đang sử dụng.
2. Phân tích Cấu trúc Câu Hỏi:
Loại câu hỏi:
Câu hỏi mở (cho phép câu trả lời dài và chi tiết), câu hỏi đóng (yêu cầu câu trả lời ngắn gọn, thường là “có” hoặc “không”), câu hỏi gợi ý (có chứa gợi ý về câu trả lời),…
Ngôn ngữ:
Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu, tránh thuật ngữ chuyên môn khó hiểu nếu đối tượng không quen thuộc.
Ví dụ:
Thay vì hỏi “Agile methodology implementation rate là bao nhiêu?”, hãy hỏi “Bạn đã từng tham gia vào dự án nào sử dụng phương pháp Agile chưa? Bạn có thể mô tả vai trò của bạn trong dự án đó và những thách thức bạn gặp phải không?”
3. Viết Mô Tả Chi Tiết cho Từng Câu Hỏi:
Mục tiêu cụ thể:
Nhắc lại mục tiêu của câu hỏi, nhưng chi tiết hơn. Ví dụ: “Tìm hiểu mức độ kinh nghiệm thực tế của ứng viên với Agile, không chỉ là kiến thức lý thuyết.”
Bối cảnh (nếu cần):
Đặt câu hỏi trong một bối cảnh cụ thể để người trả lời dễ hình dung và đưa ra câu trả lời chính xác hơn. Ví dụ: “Trong dự án triển khai phần mềm quản lý khách hàng mà bạn từng tham gia…”
Hướng dẫn trả lời (nếu cần):
Gợi ý về những khía cạnh mà bạn muốn người trả lời tập trung vào. Ví dụ: “Hãy tập trung vào những khó khăn bạn gặp phải khi áp dụng Agile và cách bạn giải quyết chúng.”
Câu hỏi phụ (nếu cần):
Chuẩn bị trước các câu hỏi phụ có thể phát sinh dựa trên câu trả lời ban đầu. Ví dụ: “Nếu bạn chưa từng sử dụng Agile, bạn có kiến thức về phương pháp này không? Bạn có sẵn sàng học hỏi và áp dụng nó không?”
Ví dụ minh họa:
Câu hỏi:
“Bạn có kinh nghiệm làm việc với Scrum Master không?”
Mô tả chi tiết:
Mục tiêu:
Đánh giá khả năng làm việc nhóm, phối hợp với các vai trò khác trong dự án Agile, đặc biệt là Scrum Master.
Bối cảnh:
“Trong các dự án Agile mà bạn từng tham gia…”
Hướng dẫn:
“Hãy mô tả cách bạn tương tác với Scrum Master trong dự án, những đóng góp của Scrum Master giúp bạn hoàn thành công việc và những khó khăn nếu có.”
Câu hỏi phụ:
“Nếu bạn chưa từng làm việc trực tiếp với Scrum Master, bạn có hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của Scrum Master không?”
II. Câu hỏi phát sinh:
Câu hỏi phát sinh là những câu hỏi nảy sinh trong quá trình giao tiếp, dựa trên những gì người khác đã nói. Để đặt câu hỏi phát sinh hiệu quả, hãy:
1. Lắng Nghe Chủ Động:
Tập trung hoàn toàn vào những gì người nói đang trình bày.
Không ngắt lời, không phán xét, không vội vàng suy đoán.
2. Ghi Chú Nhanh:
Ghi lại những điểm quan trọng, những từ khóa, những ý tưởng chính.
Ghi lại những điểm bạn chưa hiểu rõ hoặc muốn tìm hiểu sâu hơn.
3. Xác Định Mục Tiêu của Câu Hỏi Phát Sinh:
Bạn muốn làm rõ điều gì?
Bạn muốn khai thác thông tin gì?
Bạn muốn phản biện ý kiến nào?
4. Đặt Câu Hỏi Rõ Ràng và Ngắn Gọn:
Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu.
Tránh sử dụng thuật ngữ chuyên môn nếu không cần thiết.
Tập trung vào một vấn đề cụ thể trong một câu hỏi.
5. Viết Mô Tả Chi Tiết (trong đầu) cho Câu Hỏi Phát Sinh:
Mục tiêu:
Tại sao bạn hỏi câu này? Thông tin này có ý nghĩa gì?
Bối cảnh:
Liên hệ câu hỏi với những gì đã được nói trước đó.
Hướng dẫn (ngầm):
Trong đầu bạn, hãy tự định hướng những khía cạnh bạn muốn người trả lời tập trung vào.
Câu hỏi phụ (dự kiến):
Dự đoán những câu hỏi có thể phát sinh từ câu trả lời.
Ví dụ:
Người nói:
“Chúng tôi đã gặp khó khăn trong việc áp dụng Scrum do sự phản đối từ một số thành viên trong nhóm.”
Câu hỏi phát sinh:
“Bạn có thể chia sẻ cụ thể hơn về lý do tại sao các thành viên đó phản đối Scrum không?”
Mô tả chi tiết (trong đầu):
Mục tiêu:
Tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của sự phản đối để có thể đưa ra giải pháp phù hợp.
Bối cảnh:
Tiếp nối câu nói về khó khăn trong việc áp dụng Scrum.
Hướng dẫn:
Muốn người trả lời chia sẻ về những lo ngại, quan điểm của các thành viên phản đối Scrum.
Câu hỏi phụ (dự kiến):
“Các thành viên đó lo ngại về điều gì cụ thể khi áp dụng Scrum? Họ cho rằng Scrum sẽ ảnh hưởng đến công việc của họ như thế nào?”
III. Mẹo Bổ Sung:
Sử dụng sơ đồ tư duy:
Vẽ sơ đồ tư duy để liên kết các câu hỏi, xác định mối quan hệ giữa chúng và đảm bảo bạn không bỏ sót bất kỳ khía cạnh quan trọng nào.
Luyện tập đặt câu hỏi:
Thực hành đặt câu hỏi với bạn bè, đồng nghiệp để cải thiện kỹ năng giao tiếp và khả năng ứng biến.
Ghi âm/ghi hình:
Ghi âm hoặc ghi hình lại các buổi phỏng vấn, thảo luận để xem lại và rút kinh nghiệm.
Luôn giữ thái độ cởi mở và tôn trọng:
Dù bạn đang đặt câu hỏi gì, hãy luôn giữ thái độ tôn trọng người trả lời và sẵn sàng lắng nghe những quan điểm khác nhau.
Bằng cách chuẩn bị kỹ lưỡng và rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi, bạn sẽ thu thập được thông tin giá trị, giải quyết vấn đề hiệu quả và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với người khác.