Kênh giới thiệu việc làm hướng dẫn ứng tuyển tìm việc trung tâm TPHCM chào đón quý cô chú anh chị đang làm việc tại TP.HCM cùng đến với cẩm nang tìm việc HCM của chúng tôi, Việc chuẩn bị kỹ lưỡng cho các thủ tục giấy tờ onboarding là rất quan trọng để tạo ấn tượng tốt và giúp nhân viên mới hòa nhập nhanh chóng. Dưới đây là mô tả chi tiết về những gì bạn cần chuẩn bị và cách thực hiện:
I. Chuẩn Bị Trước Khi Nhân Viên Mới Đến:
1. Danh Sách Kiểm Tra Onboarding (Onboarding Checklist):
Mục đích:
Đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thủ tục nào và giúp bạn theo dõi tiến độ.
Nội dung:
Chuẩn bị chỗ làm việc (bàn, ghế, máy tính, điện thoại…).
Cấp phát tài khoản (email, phần mềm, hệ thống…).
Chuẩn bị tài liệu onboarding (hợp đồng lao động, quy định công ty, chính sách…).
Thông báo cho các bộ phận liên quan về nhân viên mới.
Lên lịch các buổi đào tạo, giới thiệu.
Phân công người hướng dẫn (buddy/mentor).
Chuẩn bị quà chào mừng (nếu có).
2. Hồ Sơ Nhân Viên:
Mục đích:
Thu thập thông tin cần thiết để quản lý nhân sự và tuân thủ pháp luật.
Các giấy tờ cần thiết (tùy thuộc vào quy định của công ty và pháp luật):
Sơ yếu lý lịch (có xác nhận của địa phương).
CMND/CCCD (bản sao công chứng).
Sổ hộ khẩu (bản sao công chứng).
Giấy khai sinh (bản sao).
Bằng cấp, chứng chỉ liên quan (bản sao công chứng).
Giấy khám sức khỏe (trong vòng 6 tháng).
Quyết định thôi việc/xác nhận quá trình công tác (nếu có).
Ảnh thẻ (thường là 3×4).
Mã số thuế cá nhân (nếu có).
Số sổ bảo hiểm xã hội (nếu có).
Thông tin tài khoản ngân hàng.
Các giấy tờ khác theo yêu cầu của công ty (ví dụ: cam kết bảo mật thông tin).
Lưu ý:
Gửi danh sách các giấy tờ cần thiết cho nhân viên mới trước ngày làm việc đầu tiên để họ có thời gian chuẩn bị.
Chuẩn bị sẵn các mẫu đơn cần thiết (ví dụ: đơn đăng ký thông tin cá nhân, đơn đăng ký người phụ thuộc…).
3. Hợp Đồng Lao Động:
Mục đích:
Xác định rõ quyền và nghĩa vụ của cả người lao động và người sử dụng lao động.
Nội dung:
Thông tin của người lao động và người sử dụng lao động.
Vị trí công việc.
Thời hạn hợp đồng.
Mô tả công việc.
Địa điểm làm việc.
Mức lương, hình thức trả lương, thời gian trả lương.
Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi.
Chế độ nâng lương, thưởng.
Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
Các điều khoản khác (ví dụ: bảo mật thông tin, đào tạo…).
Quyền và nghĩa vụ của các bên.
Điều kiện chấm dứt hợp đồng.
Lưu ý:
Soạn thảo hợp đồng lao động theo đúng quy định của pháp luật.
Đảm bảo hợp đồng được in thành 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản.
Giải thích rõ ràng các điều khoản trong hợp đồng cho nhân viên mới.
4. Các Tài Liệu Onboarding Khác:
Mục đích:
Cung cấp thông tin về công ty, văn hóa, quy định, chính sách… để nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập.
Các tài liệu cần thiết:
Giới thiệu về công ty (lịch sử, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi…).
Sơ đồ tổ chức.
Quy định, chính sách của công ty (ví dụ: quy định về giờ giấc làm việc, trang phục, sử dụng tài sản công ty…).
Sổ tay nhân viên (employee handbook).
Giới thiệu về các phòng ban, đồng nghiệp.
Hướng dẫn sử dụng các phần mềm, hệ thống.
Thông tin liên hệ của các bộ phận hỗ trợ (IT, HR, kế toán…).
Kế hoạch đào tạo, phát triển.
5. Tạo Tài Khoản và Cấp Quyền Truy Cập:
Mục đích:
Đảm bảo nhân viên mới có thể sử dụng các công cụ cần thiết để làm việc.
Các bước thực hiện:
Tạo tài khoản email, tài khoản trên các phần mềm, hệ thống của công ty.
Cấp quyền truy cập phù hợp với vị trí công việc.
Hướng dẫn nhân viên mới cách sử dụng các tài khoản và công cụ này.
II. Trong Ngày Onboarding:
1. Chào Đón và Giới Thiệu:
Mục đích:
Tạo ấn tượng tốt và giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón.
Các bước thực hiện:
Đón nhân viên mới tại quầy lễ tân hoặc phòng nhân sự.
Giới thiệu với các thành viên trong nhóm và các đồng nghiệp liên quan.
Dẫn nhân viên mới đến chỗ làm việc.
2. Hoàn Tất Thủ Tục Giấy Tờ:
Mục đích:
Thu thập đầy đủ thông tin và đảm bảo tính pháp lý.
Các bước thực hiện:
Kiểm tra và đối chiếu các giấy tờ trong hồ sơ nhân viên.
Hướng dẫn nhân viên mới điền các mẫu đơn cần thiết.
Ký hợp đồng lao động.
Giải thích rõ các quyền và nghĩa vụ của nhân viên.
Lưu trữ hồ sơ nhân viên một cách cẩn thận.
3. Giới Thiệu Về Công Ty và Văn Hóa:
Mục đích:
Giúp nhân viên mới hiểu rõ về công ty và nhanh chóng hòa nhập.
Các bước thực hiện:
Trình bày về lịch sử, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của công ty.
Giới thiệu về sơ đồ tổ chức, các phòng ban và chức năng của từng phòng ban.
Chia sẻ về văn hóa công ty, các hoạt động nội bộ.
Giải đáp các thắc mắc của nhân viên mới.
4. Đào Tạo và Hướng Dẫn Công Việc:
Mục đích:
Giúp nhân viên mới nắm bắt được công việc và thực hiện hiệu quả.
Các bước thực hiện:
Giới thiệu về công việc, trách nhiệm và mục tiêu.
Hướng dẫn sử dụng các công cụ, phần mềm cần thiết.
Đào tạo về các quy trình, quy định liên quan đến công việc.
Giao việc cụ thể và theo dõi tiến độ.
5. Theo Dõi và Hỗ Trợ:
Mục đích:
Đảm bảo nhân viên mới hòa nhập thành công và phát triển trong công việc.
Các bước thực hiện:
Thường xuyên hỏi thăm, động viên và hỗ trợ nhân viên mới.
Thu thập phản hồi về quá trình onboarding để cải thiện.
Tổ chức các buổi gặp mặt, đánh giá định kỳ.
Cung cấp các cơ hội đào tạo, phát triển.
III. Lưu Ý Quan Trọng:
Tính Pháp Lý:
Đảm bảo tất cả các thủ tục giấy tờ tuân thủ pháp luật lao động hiện hành.
Tính Bảo Mật:
Bảo mật thông tin cá nhân của nhân viên.
Tính Chuyên Nghiệp:
Thể hiện sự chuyên nghiệp và tận tâm trong quá trình onboarding.
Tính Cá Nhân Hóa:
Điều chỉnh quy trình onboarding cho phù hợp với từng vị trí công việc và từng cá nhân.
Công Nghệ:
Sử dụng các công cụ công nghệ (ví dụ: phần mềm quản lý nhân sự) để số hóa và tự động hóa quy trình onboarding.
Phản Hồi:
Thu thập phản hồi từ nhân viên mới và các bên liên quan để liên tục cải thiện quy trình onboarding.
Ví dụ về một checklist onboarding đơn giản:
[Tên Công Ty] – Onboarding Checklist
Nhân Viên:
[Tên Nhân Viên Mới]
Vị Trí:
[Vị Trí Công Việc]
Ngày Bắt Đầu:
[Ngày Bắt Đầu Làm Việc]
|
Công Việc
|
Người Phụ Trách
|
Hoàn Thành
|
Ghi Chú
|
| :———————————– | :—————– | :———– | :————————————————————————————————————————————– |
|
Trước Ngày Làm Việc Đầu Tiên
| | | |
| Gửi thư chào mừng và danh sách giấy tờ | HR | ☐ | |
| Chuẩn bị chỗ làm việc | IT/Admin | ☐ | Bàn, ghế, máy tính, điện thoại, văn phòng phẩm… |
| Tạo tài khoản (email, phần mềm…) | IT | ☐ | |
| Phân công người hướng dẫn (buddy) | Trưởng Bộ Phận | ☐ | |
|
Ngày Làm Việc Đầu Tiên
| | | |
| Chào đón và giới thiệu | HR/Trưởng Bộ Phận | ☐ | |
| Thu thập hồ sơ nhân viên | HR | ☐ | Kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của các giấy tờ. |
| Ký hợp đồng lao động | HR/Giám Đốc | ☐ | |
| Giới thiệu về công ty, văn hóa | HR/Trưởng Bộ Phận | ☐ | |
| Đào tạo ban đầu về công việc | Người Hướng Dẫn | ☐ | |
|
Trong Tuần Đầu Tiên
| | | |
| Đào tạo chuyên sâu về công việc | Người Hướng Dẫn | ☐ | |
| Gặp gỡ các thành viên trong nhóm | Trưởng Bộ Phận | ☐ | |
| Đánh giá quá trình onboarding | HR/Trưởng Bộ Phận | ☐ | Thu thập phản hồi từ nhân viên mới. |
Lưu ý:
Đây chỉ là một ví dụ đơn giản, bạn cần điều chỉnh nó cho phù hợp với đặc thù của công ty mình.
Chúc bạn chuẩn bị thành công và có một quy trình onboarding hiệu quả!