Kênh giới thiệu việc làm hướng dẫn ứng tuyển tìm việc trung tâm TPHCM chào đón quý cô chú anh chị đang làm việc tại TP.HCM cùng đến với cẩm nang tìm việc HCM của chúng tôi, Để giữ thái độ chuyên nghiệp trong giao tiếp và hành động, đặc biệt khi viết, bạn cần chú ý đến nhiều yếu tố. Dưới đây là mô tả chi tiết về những điều đó:
I. Giao Tiếp (Nói & Nghe)
1. Tự Chủ Cảm Xúc:
*Mô tả:Giữ bình tĩnh và kiểm soát cảm xúc của bạn. Tránh phản ứng thái quá, đặc biệt là khi đối mặt với những tình huống căng thẳng, phản hồi tiêu cực hoặc ý kiến trái chiều.
*Hành động:Hít thở sâu, suy nghĩ trước khi nói, và nếu cần, hãy tạm dừng cuộc trò chuyện để thu xếp lại cảm xúc.
2. Tôn Trọng:
*Mô tả:Thể hiện sự tôn trọng đối với người khác bất kể vị trí, nền tảng hoặc quan điểm của họ. Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, tránh ngắt lời và lắng nghe tích cực.
*Hành động:Gọi người khác bằng tên hoặc chức danh thích hợp, sử dụng “xin lỗi”, “cảm ơn”, “vui lòng”, duy trì giao tiếp bằng mắt và thể hiện sự quan tâm đến những gì người khác đang nói.
3. Lắng Nghe Tích Cực:
*Mô tả:Tập trung hoàn toàn vào người đang nói, thể hiện sự quan tâm bằng ngôn ngữ cơ thể (gật đầu, mỉm cười), đặt câu hỏi làm rõ và tóm tắt lại những gì đã nghe để đảm bảo sự hiểu đúng.
*Hành động:Gật đầu, duy trì giao tiếp bằng mắt, hỏi những câu hỏi như “Ý bạn là…?” hoặc “Bạn có thể giải thích rõ hơn về…?”, tóm tắt lại “Để tôi chắc chắn là mình hiểu đúng, bạn nói rằng…”.
4. Rõ Ràng và Súc Tích:
*Mô tả:Truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu. Tránh sử dụng biệt ngữ, từ ngữ chuyên môn khó hiểu hoặc thông tin không liên quan.
*Hành động:Chuẩn bị trước những gì bạn muốn nói, sử dụng ngôn ngữ đơn giản, đi thẳng vào vấn đề, chia thông tin thành các phần nhỏ dễ tiếp thu và sử dụng các ví dụ minh họa khi cần thiết.
5. Chân Thành:
*Mô tả:Thể hiện sự chân thành và trung thực trong lời nói và hành động. Xây dựng lòng tin bằng cách giữ lời hứa và hành động nhất quán với những gì bạn nói.
*Hành động:Nói sự thật, thừa nhận sai lầm, giữ bí mật khi cần thiết, và thể hiện sự quan tâm thực sự đến người khác.
6. Phản Hồi Xây Dựng:
*Mô tả:Đưa ra phản hồi một cách khách quan, tập trung vào hành vi hoặc kết quả cụ thể thay vì chỉ trích cá nhân. Đề xuất giải pháp và thể hiện sự hỗ trợ để giúp người khác cải thiện.
*Hành động:Bắt đầu bằng những điểm tích cực, sử dụng “Tôi nhận thấy…” thay vì “Bạn luôn…”, đề xuất giải pháp cụ thể và kết thúc bằng lời động viên.
7. Đúng Giờ và Tuân Thủ Cam Kết:
*Mô tả:Luôn đúng giờ cho các cuộc họp và cuộc hẹn, và tuân thủ mọi cam kết đã đưa ra.
*Hành động:Lên kế hoạch trước, đặt báo thức, thông báo trước nếu bạn biết mình sẽ đến muộn và thực hiện mọi việc bạn đã hứa.
II. Hành Động (Chung)
1. Trang Phục Phù Hợp:
*Mô tả:Ăn mặc phù hợp với môi trường làm việc và tình huống giao tiếp.
*Hành động:Nghiên cứu quy định về trang phục của công ty, mặc quần áo sạch sẽ, gọn gàng và chuyên nghiệp.
2. Giữ Vệ Sinh Cá Nhân:
*Mô tả:Đảm bảo vệ sinh cá nhân tốt để tạo ấn tượng tích cực.
*Hành động:Tắm rửa thường xuyên, chải tóc gọn gàng, đánh răng và sử dụng các sản phẩm khử mùi.
3. Tôn Trọng Không Gian Chung:
*Mô tả:Giữ gìn vệ sinh và trật tự trong không gian làm việc chung.
*Hành động:Dọn dẹp bàn làm việc sau khi sử dụng, không làm ồn, và tuân thủ các quy định về sử dụng không gian chung.
III. Viết (Email, Báo Cáo, Tài Liệu)
1. Ngữ Pháp và Chính Tả:
*Mô tả:Sử dụng ngữ pháp chính xác và kiểm tra lỗi chính tả cẩn thận trước khi gửi hoặc xuất bản bất kỳ tài liệu nào. Lỗi ngữ pháp và chính tả có thể làm giảm uy tín của bạn.
*Hành động:Sử dụng trình kiểm tra chính tả và ngữ pháp, đọc lại tài liệu nhiều lần, hoặc nhờ người khác đọc giúp.
2. Cấu Trúc Rõ Ràng:
*Mô tả:Tổ chức thông tin một cách logic và dễ theo dõi. Sử dụng tiêu đề, tiêu đề phụ, gạch đầu dòng và các đoạn văn ngắn để cải thiện khả năng đọc.
*Hành động:Lập dàn ý trước khi viết, chia nội dung thành các phần rõ ràng, và sử dụng các dấu hiệu trực quan để giúp người đọc dễ dàng tìm kiếm thông tin.
3. Ngôn Ngữ Chuyên Nghiệp:
*Mô tả:Sử dụng ngôn ngữ trang trọng và phù hợp với đối tượng mục tiêu. Tránh sử dụng tiếng lóng, biệt ngữ không cần thiết hoặc ngôn ngữ xúc phạm.
*Hành động:Sử dụng từ ngữ chính xác và lịch sự, tránh sử dụng các biểu tượng cảm xúc (emojis) trong các tài liệu kinh doanh quan trọng, và điều chỉnh giọng văn của bạn cho phù hợp với người nhận.
4. Đúng Mục Đích:
*Mô tả:Viết có mục đích rõ ràng và tập trung vào thông tin quan trọng nhất. Tránh lan man hoặc đưa thông tin không liên quan.
*Hành động:Xác định mục tiêu của tài liệu trước khi viết, tập trung vào những điểm chính, và loại bỏ bất kỳ thông tin nào không cần thiết.
5. Định Dạng Chuyên Nghiệp:
*Mô tả:Sử dụng định dạng nhất quán và dễ đọc. Chọn phông chữ chuyên nghiệp, căn lề phù hợp và sử dụng khoảng trắng một cách hiệu quả.
*Hành động:Sử dụng phông chữ như Times New Roman, Arial hoặc Calibri, căn lề đều, và sử dụng khoảng trắng để tạo sự thông thoáng cho văn bản.
6. Trả Lời Nhanh Chóng:
*Mô tả:Trả lời email và tin nhắn một cách kịp thời, đặc biệt là trong môi trường làm việc.
*Hành động:Đặt thời gian cụ thể để kiểm tra email, sử dụng tính năng trả lời tự động khi bạn đi vắng, và trả lời tất cả các tin nhắn trong vòng 24-48 giờ.
7. Kiểm Tra Kỹ Lưỡng:
*Mô tả:Đọc lại và kiểm tra kỹ lưỡng mọi tài liệu trước khi gửi hoặc xuất bản. Điều này bao gồm kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp, định dạng và tính chính xác của thông tin.
*Hành động:Đọc lại tài liệu nhiều lần, sử dụng trình kiểm tra chính tả và ngữ pháp, nhờ người khác đọc giúp, và kiểm tra kỹ các số liệu và thông tin quan trọng.
8. Giữ Bí Mật Thông Tin:
*Mô tả:Luôn bảo vệ thông tin bí mật của công ty và khách hàng.
*Hành động:Không chia sẻ thông tin mật qua email không an toàn, tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin của công ty, và xóa hoặc hủy các tài liệu chứa thông tin nhạy cảm khi không còn cần thiết.
Ví dụ cụ thể:
Tình huống:
Bạn nhận được một email từ khách hàng phàn nàn về dịch vụ của bạn.
Phản ứng không chuyên nghiệp:
Trả lời một cách phòng thủ hoặc đổ lỗi cho người khác.
Phản ứng chuyên nghiệp:
Bắt đầu bằng lời xin lỗi chân thành vì sự bất tiện mà khách hàng đã gặp phải.
Thể hiện sự đồng cảm và hiểu vấn đề của khách hàng.
Đưa ra giải pháp cụ thể để giải quyết vấn đề.
Cảm ơn khách hàng đã phản hồi và đảm bảo rằng bạn sẽ làm việc để cải thiện dịch vụ.
Kết thúc bằng thông tin liên hệ để khách hàng có thể liên lạc lại nếu cần.
Lời Khuyên Thêm:
Tìm hiểu văn hóa công ty:
Mỗi công ty có một văn hóa giao tiếp riêng. Hãy tìm hiểu và tuân thủ các quy tắc ứng xử của công ty bạn.
Học hỏi từ người khác:
Quan sát cách những người chuyên nghiệp khác giao tiếp và hành động, và học hỏi từ họ.
Tự đánh giá và cải thiện:
Thường xuyên tự đánh giá kỹ năng giao tiếp và hành động của bạn, và tìm kiếm cơ hội để cải thiện.
Tham gia các khóa đào tạo:
Có rất nhiều khóa đào tạo về kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp, kỹ năng viết và kỹ năng mềm. Tham gia các khóa đào tạo này có thể giúp bạn nâng cao kỹ năng của mình.
Hy vọng điều này giúp bạn! Chúc bạn thành công!