Để lưu số điện thoại của người liên hệ tại công ty (phòng trường hợp khẩn cấp, trễ giờ), bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
1. Xác định người liên hệ:
Xác định ai là người bạn cần liên hệ trong trường hợp khẩn cấp hoặc trễ giờ.
Ví dụ: Trưởng bộ phận, đồng nghiệp thân thiết, người phụ trách nhân sự, v.v.
Hỏi trực tiếp họ số điện thoại cá nhân và xin phép lưu vào danh bạ.
Đảm bảo họ thoải mái khi bạn liên hệ ngoài giờ làm việc nếu cần thiết.
2. Lưu số điện thoại vào điện thoại:
a. Trên điện thoại Android:
Mở ứng dụng “Danh bạ” (Contacts):
Biểu tượng thường là hình người hoặc sổ địa chỉ.
Nhấn vào biểu tượng dấu cộng (+) hoặc nút “Tạo liên hệ mới” (Create new contact):
Vị trí có thể khác nhau tùy theo phiên bản Android và nhà sản xuất điện thoại.
Nhập thông tin:
Tên:
Ghi rõ họ tên của người liên hệ (Ví dụ: Nguyễn Văn A).
Công ty:
Ghi tên công ty (Ví dụ: Công ty ABC).
Chức danh:
Ghi chức danh của người liên hệ (Ví dụ: Trưởng phòng Marketing).
Số điện thoại:
Nhập số điện thoại chính xác.
Lưu ý quan trọng:
Ghi rõ là số điện thoại cá nhân.
Email:
Nếu có, nhập địa chỉ email của người liên hệ.
Ghi chú (Notes):
Đặc biệt quan trọng:
Ghi rõ lý do bạn lưu số này, ví dụ: “Liên hệ khẩn cấp và trễ giờ làm”. Bạn cũng có thể ghi thêm thông tin hữu ích khác, ví dụ như giờ làm việc của họ, hoặc cách liên hệ tốt nhất (ví dụ: gọi điện thay vì nhắn tin).
Lưu liên hệ:
Nhấn vào nút “Lưu” (Save) hoặc biểu tượng dấu tích (✓).
b. Trên iPhone (iOS):
Mở ứng dụng “Điện thoại” (Phone):
Biểu tượng hình điện thoại.
Chọn tab “Danh bạ” (Contacts):
Thường nằm ở cuối màn hình.
Nhấn vào biểu tượng dấu cộng (+) ở góc trên bên phải.
Nhập thông tin:
Họ (Last Name) và Tên (First Name):
Ghi rõ họ tên của người liên hệ.
Công ty (Company):
Ghi tên công ty (Ví dụ: Công ty ABC).
Thêm trường (Add Field):
Bạn có thể thêm trường “Chức danh” (Job Title) nếu muốn.
thêm số điện thoại (Add phone):
Nhập số điện thoại chính xác.
Lưu ý quan trọng:
Ghi rõ là số điện thoại cá nhân.
thêm email (Add email):
Nếu có, nhập địa chỉ email của người liên hệ.
Thêm trường (Add Field):
Chọn “Ghi chú” (Notes) và ghi rõ lý do bạn lưu số này, ví dụ: “Liên hệ khẩn cấp và trễ giờ làm”. Bạn cũng có thể ghi thêm thông tin hữu ích khác.
Nhấn “Xong” (Done) ở góc trên bên phải để lưu liên hệ.
3. Sử dụng nhãn (Labels) hoặc nhóm (Groups) (tùy chọn):
Tạo nhãn hoặc nhóm riêng cho các liên hệ khẩn cấp của công ty:
Trong ứng dụng danh bạ, bạn có thể tìm tùy chọn tạo nhãn (labels) hoặc nhóm (groups) và thêm người liên hệ vào đó. Việc này giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và liên hệ với những người này khi cần. Ví dụ, bạn có thể tạo nhóm “Liên hệ khẩn cấp công ty”.
Gán nhạc chuông riêng:
Bạn có thể gán nhạc chuông riêng cho người liên hệ này hoặc cho nhóm “Liên hệ khẩn cấp công ty” để bạn biết ngay khi họ gọi.
4. Sao lưu danh bạ:
Đảm bảo danh bạ của bạn được sao lưu lên tài khoản Google (Android) hoặc iCloud (iPhone).
Điều này đảm bảo bạn không mất thông tin liên hệ nếu điện thoại bị mất hoặc hỏng.
5. Kiểm tra và cập nhật:
Định kỳ kiểm tra lại số điện thoại và thông tin liên hệ để đảm bảo tính chính xác.
Người liên hệ có thể thay đổi số điện thoại hoặc vị trí công tác.
Xin phép cập nhật thông tin nếu có thay đổi.
Lưu ý quan trọng:
Luôn xin phép người liên hệ trước khi lưu số điện thoại cá nhân của họ.
Sử dụng số điện thoại này một cách có trách nhiệm và chỉ trong trường hợp thực sự cần thiết (khẩn cấp hoặc trễ giờ).
Tuân thủ chính sách bảo mật thông tin của công ty.
Bằng cách làm theo các bước trên, bạn sẽ có thể lưu trữ và quản lý thông tin liên hệ khẩn cấp một cách hiệu quả, giúp bạn xử lý các tình huống bất ngờ một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.